Steeds meer mensen die terugkomen van vakantie worstelen met een overvolle mailbox op hun werk.
Een goed uitgerust iemand heeft zo al binnen een paar dagen weer stress.
Dat stelt Denise Hulst, auteur van Het Betere Werken bij nu.nl.
“We hebben de gewoonte om mailtjes te bewaren met het idee ‘hier kijk ik nog een keer naar ‘ of ‘hier kan ik ooit nog iets mee’. Dat is helemaal niet nodig. Verwijder mailtjes waar je niets mee kunt want informatie veroudert en alles is tegenwoordig op internet te vinden”, aldus Hulst.
Volgens de auteur gebruiken veel mensen hun mailbox als een verkapte takenlijst. “Hierdoor verdwijnt het overzicht. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je in één oogopslag kunt zien waar alles te vinden is.”
Om stressvrij een nieuwe werkweek aan te gaan, raadt Hulst aan om de eerste momenten op werk je mailbox te ordenen. “Digitaal detoxen, noem ik dat. Voor een ‘schone mailbox’ moet je 3 stappen ondernemen: makkelijker mails weggooien, belangrijke documenten goed ordenen en kritisch zijn over wat er binnenkomt.”
“Het beste is om te voorkomen dat je op eerste werkdag na je vakantie alleen maar bezig bent met je mailbox”, zegt Hulst. “Je zult zien dat als je terugkomt van vakantie, ongeveer 80 procent van je ongelezen e-mails helemaal niet meer interessant is.”
Volgens Hulst kun je dit voorkomen door in je ‘out of office’-mail te zetten dat je alleen mailtjes leest die in de laatste paar dagen van je vakantie verstuurd zijn. “De rest gaat automatisch in de prullenbak. Wil je écht wil dat ik een mailtje zie, stuur het mij dan maar nog een keer.”
E-mail is volgens Hulst helemaal niet de beste manier om te communiceren. Binnen een bedrijf zouden mensen gewoon naar elkaar toe moeten stappen voor persoonlijk contact, vindt zij. Buiten een bedrijf is voor dringende zaken, bellen via de telefoon of Skype de beste manier.
“Zo is de communicatie namelijk synchroon, in plaats van a-synchroon. Er wordt tegelijkertijd informatie uitgewisseld. Via de mail heb je namelijk geen idee wanneer iemand je bericht leest. Google schijnt zelfs al met enkele bedrijven bezig te zijn om de mailboxen van werknemers na een bepaald tijdstip af te sluiten. Dan kunnen er in de avonduren geen e-mails meer worden ontvangen. Daar ben ik voorstander van.”
“Ik ben niet tegen e-mailen, want het kan heel handig zijn. Maar wij zijn gewend geraakt om e-mail voor alles te gebruiken. Alles wat urgent is hoeft niet via de mail. Als er brand uitbreekt op het kantoor, wordt er toch ook niet gemaild dat er geëvacueerd moet worden?”
Lees ook:Marjolijn laat werknemers samen zingen op de werkvloer
Lees ook:Expo Braziliaanse straatkinderen van WK Voetbal nu naar Nederland
Lees ook:Seksuele intimidatie? There’s an app for that!
Lees ook:Maandagmorgen 10 uur: het productiefste moment v/d week
Lees ook:Susan Visser in thriller rond moord Theo van Gogh